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年に1度の社員総会を企画・運営してみて…

先日、フラッグの社員総会が行われました。コロナ禍の前までは名古屋、大阪、松山、広島、沖縄、そしてロサンゼルスのスタッフが東京に集まり、リアルに顔を合わせる数少ない機会となっていました。が、2020年、2021年はコロナ禍でオンラインでの開催となりました。

そして2022年、第20期の社員総会は我が広報室が幹事となりました。

今回、実施するにあたって、これまでと変えたのは総会を二部制にしたことでした。コロナ禍以前は、夕方に全国から全社員が一同に集まり総会を実施、その後で懇親会というひとつの流れでしたが…

コロナ禍以前の雰囲気に早く戻ってほしいという思いがあり、感染症対策もしっかりと行います。とはいえ、現在の情勢を考えると、今回は全員に参加を促せる状況ではないと判断しました。200名超のスタッフがひとつの会場に集まり、数時間に渡って話を聞いたり、飲食をする、ということのハードルが高く、個人的にも参加者の負担が大きいだろうと…。

そこで今回は、内容を第一部(オンライン)と第二部(オフライン)に分けるハイブリッド型を選びました。

まずは、第一部は全員参加&オンラインで開催、しっかりと話を聞いてもらいます。その後、第二部に参加希望のスタッフは各地から東京に移動し、夕方からの第二部(懇親会)に参加する、という流れです。

まずは第一部。朝10時から、各役員陣からの発表や新卒内定者の紹介をオンライン、ライブ配信で行いました。第一部はとにかく見やすく、内容が伝わるだけではなく楽しんでもらえるように考えて設計しました。

第一部 リハーサル風景

第一部に関しては、社内の有志が集まって組んだチームが制作を担当してくれて、僕は総合MCという形で参加しました。

役員陣からの話はその場で行ってもらい、それを配信。内定者の紹介はそれぞれ事前に取材したものをプロモーションムービーのように編集して配信しました。僕が言うのもなんですが、さすがプロによる仕事! どの内定者たちも輝いて見えました。

それにしても内定者の皆さん、しっかりカメラ目線で話していて、物心ついた時から動画の撮影機材が手元にある世代は違うな、なんて思いました。

第一部は滞りなくお昼前に終了し、時間を置いて開始となる第二部。夕方6時からひさしぶりに懇親会の開催となりました。こちらは任意の参加になりますが、情勢を考慮して、主に以下のような新型コロナウイルス感染防止対策を行いました。

・PCR検査もしくは当日の抗原検査による陰性証明
・会場入場前の検温、手指消毒
・会場内でのマスク着用
・飲食エリア、歓談エリアの設置

第二部は社員の約6割、160名が参加する会となりました。こちらは、とにかく久しぶりの再会や初めて会う場を楽しんでもらえるように設計しました。個人的には「コロナ禍にがんばってきたスタッフを労いたい」、そんな想いもありました。

参加できないスタッフもいましたが、せめて参加してくれたスタッフにはあまり役割を与えずに気楽に楽しんでほしい、2年分のコミュニケーションを楽しんでほしい… ということで、現場で役割のあるスタッフを数名に絞り、第二部をこなしました。

第二部の様子

その結果、音響、照明などなど、演出は最小限にはなりましたが、たくさんのコミュニケーションが生まれたようで良かったと思っています。

二部制にしたことで、「聴く」第一部、そして「コミュニケーションを図る」第二部、と集中しやすくなり、また、第一部の映像のクオリティが高かったこともあり、スタッフの満足度は高かったようです。

2022年の社員総会が無事に終わり、ひとつ布石を打ったという感じで、意識はすでに来年の社員総会に向いています。次回は派手に行くぜ、ってことでこれまでに無いことができたらと思いますが、250名超の人が入って、飲食もできて… となると、また二部制にした方がいいのかな、とか考えることはいろいろ出てきます。

いずれにしても「みんな集まるのは楽しい! イベントはいい!」と改めて実感した社員総会(の運営)でした。

それでは、また。


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